Eu sobrevivi a uma reunião que poderia ser um e-mail

Antes de começar a escrever, quero compartilhar com vocês, leitores e leitoras, que ao final deste artigo deixarei uma dica de ouro que implementei e tornou possível transformar algumas reuniões em um e-mail. Mas antes, quero aqui trazer alguns dados e reflexões. Portanto, vem comigo nesta viagem corporativa e vamos juntos nessa jornada!

No ambiente corporativo atual, a eficiência e a produtividade são essenciais para o sucesso de qualquer organização. No entanto, muitas empresas ainda enfrentam o desafio das reuniões excessivas e improdutivas, que consomem tempo valioso dos participantes e podem impactar negativamente os resultados do negócio.

Com base nestes dados e neste incômodo que enfrentamos diariamente, resolvi escrever este artigo e compartilhar com vocês um pouquinho do que penso sobre o tema. Aqui abordarei e compartilharei com vocês algumas ideias de como reduzir o número de reuniões nas empresas e analisar o impacto dessa redução no desempenho organizacional, além de apresentar estratégias para tornar estas reuniões realmente produtivas, ou até mesmo, transformá-las em um e-mail.

O impacto das reuniões improdutivas nas empresas

Reuniões mal gerenciadas resultam em perda de tempo e recursos. Estudos indicam que até 30% do tempo dos funcionários é desperdiçado em reuniões desnecessárias, enquanto 47% dos profissionais afirmam que as reuniões são a maior fonte de desperdício de tempo no trabalho. Além disso, uma pesquisa da consultoria Bain & Company revelou que reuniões mal estruturadas podem custar até US$ 15 milhões anuais em grandes empresas.

Além do impacto financeiro e operacional, reuniões desnecessárias impactam direta e indiretamente no psicológico das equipes. Quem aqui nunca passou noites em claro ou teve uma dor de estômago preparando slides para uma reunião que não deu em nada? Ou ainda, quem aqui não teve os mesmos sintomas se preparando para uma reunião agendada com algumas semanas de antecedência e que ao se reunir com a equipe, o assunto já não era tão relevante?

Estes são apenas alguns exemplos que trazem impactos negativos para as empresas e seus colaboradores e colaboradoras. Mas como reduzir este número excessivo de reuniões?

Estratégias para reduzir o número de reuniões nas empresas

Para mitigar os efeitos negativos das reuniões excessivas, entendo que pode-se adotar diversas estratégias, como por exemplo:

Critério claro para a necessidade da reunião: Antes de agendar uma reunião, é essencial avaliar se o assunto pode ser resolvido por e-mail, mensagem instantânea ou outras ferramentas de comunicação, as famosas comunicações assíncronas.
Definição clara de pautas e objetivos: Reuniões sem uma agenda definida tendem a se alongar e perder o foco. A definição de pautas claras e compartilhadas com os participantes antes do encontro garante que todos estejam alinhados e preparados.
Redução da duração das reuniões: Limitar a duração das reuniões a 15, 30 ou 45 minutos pode aumentar a objetividade das discussões. Segundo um estudo da Microsoft, reuniões curtas resultam em uma tomada de decisão mais ágil e reduzem a fadiga dos participantes.
Otimização dos participantes: Convidar apenas as pessoas essenciais para a discussão do tema evita dispersão e torna o encontro mais produtivo. Estudos mostram que equipes menores tendem a ser mais eficazes em reuniões.
Avaliação contínua: Monitorar o tempo gasto em reuniões e coletar feedback dos participantes permite ajustar as estratégias e garantir uma melhora contínua na eficiência desses encontros.

Com estas pequenas atitudes e ações, entendo que é sim possível reduzirmos algumas reuniões. Prestou atenção nelas? Com base nelas é que deixarei a minha dica de ouro ao final deste artigo!

Impacto da redução de reuniões no desempenho organizacional

A adoção dessas estratégias pode trazer benefícios significativos. Pesquisas mostram que empresas que reduziram o número de reuniões semanais viram um aumento de 44% na produtividade e uma melhoria de 52% na satisfação dos funcionários. Além disso, 64% dos líderes empresariais relatam uma tomada de decisão mais rápida e eficiente quando adotam metodologias para otimizar os encontros corporativos.

Legal, Nicholas, mas como fazer isso? Como tornar as reuniões mais produtivas?

Entendo que mesmo com a redução do número de reuniões, algumas ainda são necessárias. Para garantir que sejam produtivas, podemos seguir algumas práticas essenciais:

Preparar-se com antecedência: Compartilhar materiais relevantes e a agenda da reunião previamente permite que os participantes se preparem adequadamente.
Respeitar o tempo: Iniciar e finalizar a reunião dentro do prazo estipulado evita desperdício de tempo e mantém a objetividade.
Focar nos objetivos: Manter a discussão dentro dos tópicos estabelecidos garante que a reunião seja eficiente e produtiva.
Registrar decisões e próximos passos: Criar uma ata com os principais pontos discutidos, decisões tomadas e responsabilidades atribuídas melhora a organização e a execução das tarefas.
Utilizar tecnologias para gestão: Ferramentas como Slack, Microsoft Teams, Trello e Asana ajudam a manter a comunicação e a organização das tarefas, reduzindo a necessidade de reuniões frequentes.

Dica de Ouro

Reuniões excessivas e improdutivas representam um desafio significativo para a eficiência das empresas. Reduzi-las e otimizá-las pode aumentar a produtividade, melhorar o bem-estar dos funcionários e reduzir custos operacionais. Ao implementar boas práticas e utilizar tecnologias adequadas, é possível transformar reuniões em ferramentas eficazes para a tomada de decisão e a comunicação organizacional.

Agora vou contar para vocês como eu aplico uma técnica sensacional em minha rotina e confesso que ao adotá-la, já transformei várias reuniões em um e-mail! É mágica? Não! É apenas a criação de um cabeçalho de reuniões curto e objetivo nas minhas assinaturas do Outlook, onde, ao iniciar um convite de reunião, adiciono uma assinatura padrão no convite, que contém o seguinte texto (a ser preenchido a cada reunião):

Finalidade da reunião

( ) Decidir ( ) Informar ( ) Buscar uma solução ( ) Acompanhar

Sobre: Incluir aqui o assunto da reunião

Duração Máxima: Incluir quantos minutos durará a reunião

Saber Antes / Conhecimento prévio: Trazer o máximo de informações possíveis para que os participantes entendam o tema ser debatido e saibam como podem contribuir na reunião. Assim você elimina as introduções com muitos detalhes e consegue iniciar a reunião com todas as pessoas na mesma página.

Solução pretendida: Qual é o resultado da reunião? O que se espera ao final da mesma? Como cada área pode contribuir com seu conhecimento nesta reunião?

Com esta dica, finalizo aqui este artigo com um desafio para você, leitor e leitora. Use este modelo de convite de reuniões na próxima vez que for organizar um encontro e pense se com todas as informações incluídas, um e-mail não pode substituir esta reunião. Te garanto que em muitas situações a resposta será positiva!!!

Nicholas Meira é tributarista com mais de 20 anos de experiência na área, atuando em multinacionis líderes globais de seus segmentos. Presidente na Comunidade Power Tax Brasil, uma comunidade tributária com mais 200 tributaristas, que representam mais de 120 empresas de diversos segmentos de mercado.

Os artigos escritos pelos “colunistas” não refletem necessariamente a opinião do Portal da Reforma Tributária. Os textos visam promover o debate sobre temas relevantes para o país.

Revista da Reforma Tributária