Por Charles Gularte
A Reforma Tributária do Consumo inaugurou uma nova fase para o sistema tributário brasileiro e começou a produzir efeitos práticos antes mesmo de sua implementação plena. Embora a transição seja gradual e se estenda pelos próximos anos, 2026 já marca um ponto de atenção importante para micro, pequenas e médias empresas (MPMEs), que evidenciam impactos operacionais, fiscais e de gestão desde agora.
A principal mudança estrutural de 2026 está na padronização nacional da Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e). Para simplificar a vida de quem presta serviços, foi disponibilizado um emissor nacional pelo Governo Federal, embora os municípios ainda tenham a opção de manter seus próprios sistemas, desde que adaptados às exigências da Reforma. Na prática, para as empresas do Simples Nacional, a exigência imediata é a informação da NBS (Nomenclatura Brasileira de Serviços).
Já para as empresas do regime normal (Lucro Presumido e Lucro Real), a regra é mais detalhada: além da NBS, elas precisam preencher os demais novos códigos fiscais para realizar o destaque simbólico de 1% de IVA (sendo 0,9% de CBS e 0,1% de IBS).. Este ano funciona como um grande teste operacional para mudanças maiores em 2027, quando a CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços) entra em vigor integralmente substituindo o PIS e a COFINS.
Além disso, se mantém a fase de teste do IBS (Imposto sobre Bens e Serviços), que começará a substituir o ISS e o ICMS de forma gradual a partir de 2029. O objetivo é simplificar o sistema, reduzir distorções e criar uma lógica mais transparente de tributação ao longo da cadeia produtiva. Na prática, porém, essa transformação exige bastante planejamento por parte dos pequenos negócios.
Embora o ano seja oficialmente de transição, o período não será neutro para as empresas. A nova lógica começa a ser testada nos sistemas fiscais, nos documentos eletrônicos e na forma como informações são cruzadas entre Receita Federal, estados e municípios. Do lado dos empreendedores, o impacto inicial é menos financeiro e mais operacional.
A emissão de notas fiscais entra em um novo patamar de importância. Os documentos passam a concentrar mais informações, com destaque para os novos tributos para empresas do Lucro Presumido e Real, padronização de descrições e maior coerência entre atividade exercida, regime tributário e faturamento declarado. Erros que antes passavam despercebidos tendem a gerar inconsistências automáticas em um sistema cada vez mais integrado.
Nota fiscal como eixo do sistema
Historicamente, era comum que muitos empreendedores entendessem a nota fiscal apenas como um comprovante de venda ou uma exigência para receber de um cliente. Com a reforma, a nota passa a ser o ponto de partida para a apuração automática de tributos, para o funcionamento do crédito e débito fiscal ao longo da cadeia e para o monitoramento do faturamento pelas autoridades fiscais.
Em outras palavras, isso significa que emitir notas com descrições genéricas, com tipo de serviço e NBS errados, ou classificação tributária incorreta da operação deixa de ser um detalhe operacional e passa a impactar diretamente a carga tributária, a possibilidade de compensação de créditos e a regularidade fiscal do negócio, já que será a principal obrigação acessória tributária neste período de testes Do lado dos pequenos negócios, que muitas vezes cresceram de forma orgânica ou informal, essa mudança exige revisão de processos e, principalmente, de cadastros.
Vale lembrar também do Split Payment, ou “pagamento fracionado”, que trará uma mudança estrutural na forma como os tributos sobre o consumo são recolhidos no Brasil. Com previsão de início para 2027, embora ainda dependa de regulamentação complementar, esse mecanismo prevê a separação automática do valor do imposto no exato momento da transação financeira de cada operação de venda.
Na prática, o vendedor passará a receber o valor de sua venda já líquido de impostos, pois a parte referente ao tributo irá direto para o ente federativo correspondente. Essa dinâmica acende um alerta para a gestão financeira, pois pode impactar severamente o fluxo de caixa de empresas que historicamente utilizam o valor do imposto (que hoje é pago apenas no mês seguinte) para financiar suas operações diárias.
Mais padronização
Outro efeito imediato da reforma é o aumento do nível de padronização exigido pelos órgãos fiscais. O sistema passa a demandar muito mais rigor na classificação de produtos e serviços, no uso correto de códigos fiscais e no alinhamento entre o que a empresa faz, o que está registrado no objeto social, o CNAE escolhido e aquilo que efetivamente aparece faturado nas notas com o código da NBS. Em um cenário de IVA dual, essa coerência deixa de ser uma boa prática e passa a ser condição para calcular corretamente impostos, acessar eventuais benefícios fiscais e evitar rejeições automáticas de documentos.
Na prática, muitas MPMEs terão de rever cadastros de itens linha a linha, atualizar descrições, conferir se cada produto ou serviço está na classificação correta e ajustar contratos comerciais para refletir a nova realidade tributária. Isso vale tanto para quem vende mercadorias quanto para quem presta serviços. Códigos incorretos podem levar à aplicação de alíquotas indevidas, à perda de créditos e, futuramente, até à rejeição da nota fiscal pelo próprio sistema, o que paralisa o faturamento.
Negócios que seguirem emitindo notas como antes, apoiados em descrições vagas e cadastros desatualizados, sem conhecer a tributação devida para cada operação realizada, correm o risco de descobrir que o modelo antigo simplesmente não condiz com o novo ambiente tributário.
É importante notar que, com a recente promulgação da Lei que regulamenta a segunda parte da reforma em janeiro de 2026, a Receita Federal e o Comitê Gestor do IBS definiram um período de fôlego para quem ainda não se antecipou: para empresas do regime do Lucro Presumido e Lucro Real, os primeiros meses da transição permitem a emissão de notas sem todos os novos destaques exigidos. No entanto, esse prazo é curto. A partir do quarto mês após a publicação do regulamento do IVA, o sistema passará a validar as notas fiscais, e as que não estejam rigorosamente dentro do novo padrão nacional, estarão sujeitas a penalidades.
Impacto indireto no caixa e no planejamento financeiro
Ainda que o impacto financeiro direto seja limitado neste primeiro momento de transição, a forma como a empresa emite notas fiscais já começa a influenciar o planejamento de caixa. À medida que mecanismos como a apuração assistida e, mais adiante, o split payment e o Simples Nacional híbrido se consolidarem, a nota fiscal deixará de ser apenas um registro de venda e passará a determinar, quase em tempo real, quanto imposto será destacado e como isso dialoga com capital de giro, prazos de recebimento e margens.
O modelo híbrido permitirá que as empresas do Simples optem por recolher o IBS e a CBS pelo regime regular (sistema de débitos e créditos), enquanto mantêm os demais tributos unificados na guia DAS. Essa escolha é estratégica: ao fazer a opção de recolhimento pelo regime regular, a carga tributária da pequena empresa aumenta consideravelmente, ao mesmo tempo em que consegue repassar créditos integrais para seus clientes B2B e tomar crédito nas suas entradas, mantendo sua competitividade no mercado, que tende a preferir quem ofereça mais créditos, sem perder totalmente a simplificação administrativa do regime.
Erros ou inconsistências entre faturamento, impostos destacados e movimentação financeira tendem a dificultar a compensação correta de tributos, gerar distorções no fluxo de caixa e aumentar o risco de pagar imposto a mais ou ficar sujeito a glosas e autuações.
Em um sistema mais conectado, em que o Fisco cruza automaticamente documentos fiscais, meios de pagamento e declarações, essas divergências aparecem rápido: diferenças sistemáticas entre o que se vende, o que se declara e o que entra na conta bancária passam a sinalizar problemas de conformidade. Para não serem surpreendidas quando o novo modelo estiver plenamente vigente, as empresas precisarão revisar contratos, políticas de prazo, formação de preços e o próprio planejamento financeiro.
Preparação começa antes da virada definitiva
Para os pequenos negócios, 2026 deve ser encarado como uma janela estratégica de preparação. É o momento de avaliar o regime tributário à luz das mudanças da reforma, ajustar a forma de emissão das notas fiscais e fortalecer a integração entre os setores de faturamento, financeiro e contabilidade.
Mais do que cumprir uma nova exigência legal, a adaptação à Reforma Tributária do Consumo representa uma oportunidade de profissionalização. Empreendedores que usam esse período para organizar dados e otimizar processos ganham previsibilidade. Aquelas que mantêm práticas improvisadas, porém, tendem a enfrentar mais dificuldades à medida que o novo modelo se consolida.
A reforma muda a lógica do sistema e eleva o nível de maturidade exigido dos negócios. Para as pequenas empresas, entender isso a partir de agora pode ser a diferença entre fazer essa transição com estabilidade ou lidar com ajustes improvisados no futuro.
Charles Gularte é sócio-diretor de contabilidade e relações institucionais da Contabilizei.
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