Por Enzo Bernardes, de Brasília
Empresas têm menos de duas semanas para concluir uma das primeiras e mais importantes adaptações operacionais da reforma tributária. A partir de 3 de agosto passa a valer a obrigatoriedade de preenchimento dos campos relativos ao IBS (Imposto sobre Bens e Serviços) e à CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços).
A mudança encerra o período de salvaguarda concedido pela Receita Federal e pelo Comitê Gestor do IBS, que permitia a emissão de documentos fiscais sem as novas informações enquanto empresas, desenvolvedores de software e administrações tributárias adaptavam seus sistemas à nova realidade da reforma tributária.
Embora o governo tenha reforçado diversas vezes que 2026 será um ano de testes e adaptação, especialistas ouvidos pela reportagem afirmam que as empresas não podem interpretar esse discurso como autorização para adiar a preparação.
O consenso é que o principal problema pode surgir antes mesmo de qualquer penalidade: a impossibilidade de emitir documentos fiscais corretamente, comprometendo faturamento, entregas, contratos e toda a cadeia de fornecedores e clientes.
Mais do que incluir novos campos nas notas fiscais, a nova etapa da reforma inaugura uma lógica completamente diferente da documentação fiscal, segundo os entrevistados. Operações que hoje sequer exigem documentos fiscais passarão a ser documentadas.
Eventos financeiros passarão a produzir efeitos tributários. Áreas como compras, tecnologia, jurídico, fiscal e financeiro precisarão trabalhar de forma integrada. E a qualidade das informações transmitidas ao Fisco ganhará protagonismo.
“Essa reforma não é só tributária, ela é uma reforma totalmente digital”, resume Edinilson Apolinário, diretor de desenvolvimento de negócios e alianças para a América Latina e líder de reforma tributária da Thomson Reuters.
Segundo ele, a emissão correta dos documentos fiscais passa a ser um elemento estratégico para a continuidade dos negócios: “Vai ganhar o jogo quem emitir um bom documento fiscal”.
NOVA LÓGICA DA ADAPTAÇÃO
Na avaliação da sócia do escritório de advocacia Lefosse, Rafaela Canito, o encerramento da salvaguarda representa uma mudança importante na dinâmica da transição.
“Na prática, o período de salvaguarda que foi concedido pela Receita e pelo Comitê Gestor do IBS para cumprimento das exigências em relação à alíquota teste termina para alguns contribuintes“, afirma.
Na avaliação dela, a lógica prevista pela Lei Complementar nº 214 de 2025 é relativamente simples. O contribuinte deveria cumprir as novas obrigações acessórias ou, alternativamente, recolher uma alíquota teste de 1%, posteriormente compensável com PIS (Programa de Integração Social) e Cofins (Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social).
“A ideia por trás dessa previsão é de dar visibilidade aos entes federativos sobre o volume de contribuintes e de operações de fornecimento sujeiras ao novo tributo. Tanto que a regra prevê inclusive que sobre essa alíquota teste o contribuinte aplique os regimes específicos que serão potencialmente aplicáveis quando as alíquotas nominais forem efetivamente instituídas“, diz.
O problema, argumenta, é que a alternativa de recolhimento da alíquota teste ainda enfrenta dificuldades práticas.
“O ponto sensível é que até o momento não foram divulgados quais procedimentos aplicáveis para recolhimento da alíquota teste, como documento de arrecadação aplicável, código de receita etc., de modo que, mesmo o contribuinte que pretenda recolher a alíquota teste porque ainda não conseguiu adaptar seus sistemas, pode ter dificuldades.“
PREENCHIMENTO DOS CAMPOS
Apesar de a obrigatoriedade ser frequentemente resumida como a inclusão do IBS e da CBS nas notas fiscais, os especialistas afirmam que essa interpretação simplifica excessivamente o tamanho da mudança.
Para o sócio do Machado Meyer Advogados, André Menon, a transformação altera toda a lógica de documentação das operações econômicas.
Hoje, explica, uma empresa prestadora de serviços emite documentos fiscais apenas para as operações sujeitas ao ISS (Imposto Sobre Serviços), enquanto empresas comerciais e industriais utilizam a NFe (Nota Fiscal Eletrônica) para registrar a circulação de mercadorias. A reforma amplia significativamente esse universo, de acordo com o especialista.
“Muda bastante coisa. Vamos imaginar uma empresa prestadora de serviços. Ela emite apenas a nota fiscal de serviço padrão do município dela. Uma empresa comercializadora ou industrial vai emitir uma nota fiscal Modelo 55. O primeiro ponto é: esses documentos fiscais são emitidos apenas quando da prestação desse serviço ou quando da venda dessas mercadorias”, diz Menon.
Segundo ele, esse cenário mudará com a implementação do IBS e da CBS. Atualmente, operações como locação, co-sharing e doações com contraprestação não exigem a emissão de nota fiscal. Com a entrada em vigor do novo modelo, porém, será necessário emitir documentos fiscais para todas as operações que configurem fato gerador do IBS e da CBS.
Na avaliação do tributarista, a mudança exigirá uma revisão completa das operações realizadas pelas empresas.
Isso porque, além das operações que já demandavam a emissão de documentos fiscais para fins de ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços) e ISS, outras transações também passarão a exigir documentação em razão da incidência do IBS e da CBS, como é o caso da locação e da venda de imóveis.
Ele explica que a ampliação também alcança situações que atualmente permanecem apenas no ambiente financeiro: “Quando eu faço uma antecipação, eu não preciso emitir um documento fiscal. Quando eu pago multa e juros, não preciso complementar a base de cálculo dos tributos atuais. Então, isso também é disruptivo com relação ao que existe hoje“.
Segundo Menon, passam a existir notas de débito e notas de crédito para registrar diversos eventos financeiros que hoje não possuem qualquer reflexo documental do Fisco.
Essa mesma preocupação aparece na avaliação de Edinilson Apolinário (Thomson Reuters). Segundo ele, um dos maiores desafios para as empresas será justamente identificar operações que antes nunca passaram pela área fiscal.
“Nós temos transações que eram intangíveis, que não eram alcançadas por documentos fiscais e, agora, passam a ser alcançadas”, diz.
Apolinário afirma que essa mudança obriga as empresas a realizarem um verdadeiro inventário de suas operações. Para ele, o desafio está em identificar as transações que antes não exigiam a emissão de documentos fiscais e mapear quais passarão a demandar documentação no novo modelo. Será necessário também definir qual documento fiscal deverá ser emitido em cada caso.
Além disso, acrescenta, diversos ajustes que atualmente permanecem apenas entre as áreas financeira e contábil também passarão a gerar documentação fiscal.
“Trazer esse mundo financeiro e esses ajustes que eram feitos só do ponto de vista de negócio para o mundo tributário, que vai se materializar por documento fiscal, via nota de débito, via nota de crédito, acho que esse é um desafio que as empresas estão trabalhando fortemente porque, a partir de agosto, esses documentos já precisarão ser emitidos“.
O CENTRO DA REFORMA
Segundo os especialistas, o documento fiscal deixa de ser apenas um registro da operação para se tornar o principal instrumento de apuração dos novos tributos.
Isso exige que a informação seja produzida corretamente desde a origem. Um erro de parametrização, classificação ou enquadramento tributário poderá comprometer toda a operação.
Para André Menon (Machado Meyer), o destaque do IBS e da CBS é apenas a etapa final de um processo muito mais complexo. As empresas precisarão seguir as especificações previstas nas notas técnicas de cada documento fiscal, que detalham os campos obrigatórios, os grupos de informações a serem preenchidos, os eventos exigidos, o limite de caracteres e os critérios de validação aplicáveis à emissão.
Segundo o tributarista, não basta informar os valores dos tributos. As notas técnicas criaram novos grupos de informações que precisam ser preenchidos para que o sistema calcule automaticamente os valores do IBS e da CBS. Entre eles estão o grupo UB, destinado ao cálculo dos tributos, o grupo BB, para compras governamentais, e o grupo BC, de vinculação, além de novas regras de validação e de eventos fiscais.
Na avaliação de Menon, esses eventos passam a ter um papel muito mais relevante com a reforma tributária, chegando a ser equiparados a documentos fiscais pelo regulamento da CBS.
Menon explica que a reforma também muda a importância dos chamados eventos fiscais, que deixam de ser simples registros complementares e passam a exercer papel central na documentação das operações.
“O evento também passa a ser uma regra bastante importante para fins de apuração do IBS e da CBS. Tanto é que ele foi elevado à categoria de documento fiscal“.
ERROS
A preocupação dos especialistas não está apenas no preenchimento incorreto dos campos. O maior receio é que falhas nas regras de validação impeçam a autorização dos documentos fiscais.
Na avaliação de Menon, a impossibilidade de emitir a documentação desencadeia um efeito em cadeia: sem a nota fiscal, a empresa não consegue realizar o fornecimento de bens ou serviços, o que pode resultar em descumprimento contratual, aplicação de multas e impactos em toda a cadeia produtiva.
“O meu cliente pode ter um desabastecimento daquele produto que eu vendia para ele. Ele vai, consequentemente, ter que paralisar a linha de produção dele até achar um outro fornecedor para aquele insumo ou até que eu possa fornecer“, diz o advogado.
Edinilson Apolinário faz avaliação semelhante e afirma que muitas empresas ainda concentram sua preocupação apenas na possibilidade de multas, quando o 1º impacto tende a ser operacional.
“A multa é um dos reflexos para quem não estiver preparado. Mas um reflexo antes da geração de multa é a empresa começar a ter impacto operacional de abastecimento caso ela não esteja preparada adequadamente”, avalia.
Segundo ele, até o momento as empresas não sofriam impactos práticos porque as validações dos novos campos ainda não estavam habilitadas. Assim, mesmo quando as informações não eram enviadas ou eram preenchidas de forma inadequada, os documentos fiscais continuavam sendo emitidos.
INTEGRAÇÃO DE ÁREAS
Outro consenso entre os especialistas é que a adaptação à reforma tributária deixou de ser um projeto exclusivo das áreas tributária e contábil. Segundo Rafaela Canito (Lefosse), a preparação envolve diferentes dimensões dentro das empresas.
“As empresas mais estruturadas estão se movimentando, mas preparação não é só tecnologia: é enquadramento tributário, cadastro, processo e governança”, explica.
Ela afirma que muitas empresas já avançaram na adaptação dos sistemas, mas ainda precisam revisar toda a lógica de classificação das operações: “Não se trata apenas de abrir novos campos no XML: é preciso revisar cadastros, parametrizações, natureza das operações, bases de cálculo, tratamentos diferenciados, regimes específicos e fluxos de emissão”.
Na avaliação dela, os desafios da implementação podem ser organizados em 4 grandes frentes:
- Sistêmica – envolve a adaptação de sistemas, emissores e integrações com prefeituras, secretarias de Fazenda, ambiente nacional e fornecedores de tecnologia para garantir a emissão e a autorização corretas dos documentos fiscais;
- Tributária – Relacionada à correta classificação das operações, identificação da base de cálculo, definição do tratamento tributário, da alíquota aplicável, dos regimes específicos ou diferenciados e dos códigos exigidos. Segundo ela, um erro de parametrização pode se replicar em milhares de notas fiscais;
- Operacional – Exige o alinhamento entre as áreas de compras, vendas, faturamento, jurídico, fiscal e tecnologia para que todas trabalhem com a mesma interpretação das regras;
- Legislativa – Consiste em assegurar que a legislação responsável por instituir as obrigações acessórias seja suficientemente abrangente para contemplar todos os fatos geradores.
REVISÃO DE ERPS
Diversas empresas já estavam conduzindo projetos de modernização de seus sistemas quando a reforma tributária passou a exigir novas mudanças. Segundo Adriana Stamato, sócia do Trench Rossi Watanabe, essa coincidência aumentou significativamente a complexidade dos projetos.
“Tem muitos clientes que, por coincidência, estão justamente neste momento implementando ou fazendo upgrade do SAP, por exemplo. Eles dizem que estão enlouquecidos, porque qualquer projeto de implementação do SAP já é um pesadelo. Somado a toda essa parte operacional da reforma tributária no Brasil, o processo está sendo extremamente desafiador”, diz Adriana.
Ela afirma que outra preocupação recorrente decorre da publicação gradual das normas complementares. Segundo a especialista, a publicação das notas técnicas tem ocorrido de forma gradual, enquanto diversos aspectos ainda permanecem indefinidos.
Na avaliação dela, muitas empresas ainda não sabem qual documento fiscal deverão emitir para determinadas operações, o que tem gerado ansiedade no mercado diante da proximidade da obrigatoriedade das novas regras.
Essa percepção também aparece na avaliação de Rafaela Canito: “O maior ponto de atenção está nas operações que não eram tradicionalmente documentadas por NFe ou NFSe no sistema atual, mas que passam a ser relevantes para IBS e CBS“.
MULTAS
Um dos principais debates desde a publicação dos regulamentos do IBS e da CBS diz respeito à atuação do Fisco durante o período de transição. Integrantes do Ministério da Fazenda e da Receita Federal têm reiterado que 2026 será um ano voltado à adaptação dos contribuintes.
A mensagem pode ser interpretada por parte do mercado como um indicativo de que não haverá penalidades em 1º momento. Os especialistas, entretanto, recomendam uma leitura mais cuidadosa da legislação.
Para André Menon, o fato de a Receita Federal adotar uma postura orientativa não significa que a possibilidade de autuações seja descartada. Segundo Menon, embora as discussões com a Receita Federal e o Comitê Gestor indiquem uma tendência de atuação pedagógica em 2026, a Lei Complementar nº 227 de 2026 prevê que, caso ocorra uma autuação, o contribuinte terá prazo de 60 dias para regularizar a situação.
Na avaliação dele, há uma diferença importante entre a intenção de priorizar a orientação e a garantia de que não haverá autuações.
“Note que não ter autuação é diferente de eu ter 60 dias para me regularizar no caso de uma autuação. Então, fica uma insegurança, porque, apesar de a Receita Federal dizer que não haverá autuações, quando a gente olha para a LC 227, o que existe é a previsão de autuação, com a possibilidade de relevação caso o contribuinte cumpra a obrigação acessória no prazo de 60 dias”, entende Menon.
Para ele, as empresas não devem basear suas estratégias apenas em manifestações públicas da administração tributária.
“O que a gente recomenda aos nossos clientes é que, de fato, aproveitem esse período para se aprofundar nos temas, atualizar os processos e ajustar as suas obrigações acessórias. Assim, a partir de 1º de agosto, eles consigam cumprir corretamente, ou o mais próximo possível do correto, todas essas novas exigências”.
REGIMES TRIBUTÁRIOS
Os impactos da nova etapa da reforma tributária também variam conforme o regime de tributação adotado pelas empresas. A principal mudança atinge as empresas do Lucro Real e do Lucro Presumido.
Com a extinção do PIS e da Cofins, esses tributos serão substituídos pela CBS, de competência federal, e pelo IBS, de competência estadual e municipal. A nova legislação deixou de prever tratamentos diferenciados entre os dois regimes para esses tributos. Na prática, empresas do Lucro Real e do Lucro Presumido passarão a seguir as mesmas regras para apuração da CBS e do IBS. O modelo será não cumulativo e permitirá a apropriação de créditos nas hipóteses previstas em lei.
Para as empresas do Simples Nacional, a obrigatoriedade de preenchimento dos campos de IBS e CBS nos documentos fiscais foi adiada para 1º de janeiro de 2027. Mesmo assim, a preparação começa ainda em 2026. Entre 1º e 30 de setembro, os contribuintes deverão confirmar a permanência no regime.
Nesse mesmo período, poderão optar pelo regime regular de apuração do IBS e da CBS para o primeiro semestre de 2027. Se fizerem essa escolha, os novos tributos deixarão de ser recolhidos dentro do DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional).
A Resolução CGSN nº 186 também permite o cancelamento do pedido de adesão ao Simples até o fim de novembro. A desistência é irretratável. Caso o pedido seja indeferido, a empresa terá 30 dias para regularizar pendências, inclusive débitos tributários, e garantir o ingresso no regime.
Os MEIs (Microempreendedores Individuais) continuam sujeitos ao tratamento diferenciado previsto na reforma tributária. A categoria permanece enquadrada no regime simplificado de recolhimento por meio do DAS-MEI e não passará a apurar IBS e CBS pelo regime regular.
