Marca de moda íntima, Mash reestrutura operação e atualiza ERP para chegada da CBS

A reforma tributária não se resume à emissão de uma nota fiscal com IBS (Imposto sobre Bens e Serviços) e CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços).

Para a marca de moda íntima Mash, a adaptação exigiu revisar infraestrutura, atualizar o ERP (sistema de gestão empresarial), testar integrações e envolver áreas como fiscal, contábil, financeiro, comercial e operações em uma mesma frente de trabalho.

A empresa, líder brasileira no segmento de roupas íntimas masculinas, iniciou a preparação em maio de 2025. O trabalho começou pela modernização da infraestrutura de tecnologia.

Alguns servidores que utilizavam versões antigas do Windows e do banco de dados SQL foram atualizados. A empresa também criou um ambiente de testes espelhado para validar as mudanças antes de levá-las à operação.

Em entrevista ao Portal da Reforma Tributária, o gerente de tecnologia da Mash, Anderson Mello, afirmou que a infraestrutura precisava estar preparada antes da atualização dos sistemas.

O ambiente de testes permitiu reproduzir a estrutura utilizada pela empresa e verificar o comportamento das aplicações, bancos de dados, customizações e integrações.

A Mash também atualizou seu ERP, que estava há quase quatro anos sem uma atualização. O sistema foi levado para uma versão compatível com as novas exigências relacionadas à reforma tributária.

A atualização foi realizada em uma solução de ERP da TOTVS, utilizada pela Mash em seus processos de gestão e faturamento. A plataforma também foi atualizada para atender às novas exigências relacionadas à reforma tributária.

A partir daí, começou uma etapa de homologação que envolveu toda a operação. Como a Mash possui uma estrutura industrial verticalizada, os testes precisaram considerar diferentes etapas do negócio, desde a compra de matéria-prima até a produção, o estoque, as vendas e o faturamento.

“Nós fazemos tudo aqui internamente, desde a compra do fio até a saída do produto pronto. Então toda essa jornada de produção, nós testamos de forma bem intensa, o faturamento em si e as integrações […] com o sistema de venda, que a gente tem no sistema B2B (empresa para empresa), que nós integramos com a base de ERP da TOTVS e aí segue para faturamento“, disse Anderson.

Os testes também envolveram integrações com outros sistemas e com a Sefaz (Secretaria de Fazenda). A ideia era acompanhar a operação de ponta a ponta, desde o início da operação no ERP até a saída da Sefaz e a devolução das informações, para verificar se a nota havia passado pela validação.

O ambiente de homologação começou a ser estruturado no fim de setembro de 2025. Os testes seguiram até dezembro. Nesse período, as equipes avaliaram processos, números, informações fiscais, tags, integrações e possíveis problemas na operação.

A atualização também exigiu a participação de diferentes áreas da empresa. Para Anderson, a tecnologia passou a funcionar como um ponto de conexão entre as equipes responsáveis pelas regras tributárias e os sistemas que precisavam colocá-las em prática.

“Eu friso que, para essa mudança, a tecnologia foi protagonista, mas quem ditava as regras de mudança era o fiscal […] nós conduzimos o projeto como um todo, porque a gente integrava todas as áreas da empresa, falava com todas as áreas. Então, nós éramos um hub de comunicação“, disse o especialista em tecnologia.

A preparação continuou mesmo depois que o governo adiou prazos originalmente previstos. A empresa manteve o cronograma como se a primeira data fosse ser cumprida e aproveitou o período adicional para realizar novas validações, corrigir problemas e ajustar configurações tributárias.

O diretor-executivo de produtos para varejo da TOTVS, Elói Assis, afirmou, em entrevista ao Portal da Reforma Tributária, que a decisão de atualizar o ERP não estava relacionada apenas à reforma. O sistema já precisava passar por uma atualização, mas as novas regras aumentaram a urgência do processo.

Um ERP que passou vários anos sem atualização pode não estar preparado para as novas regras de IBS e CBS. Nesse cenário, o risco deixa de ser apenas tecnológico e passa a envolver também a conformidade tributária.

A homologação, segundo Elói, precisa reproduzir os principais processos da operação em um ambiente de testes. A empresa deve aplicar as novas configurações, verificar os resultados e repetir os procedimentos até que as áreas envolvidas validem o funcionamento.

“Então esse é o procedimento, digamos, o padrão ouro que você segue normalmente para ter certeza que está tudo bem […] Dando tudo certo, com os testes bem feitos, a tendência é que na hora de rodar na vida real […] o sistema simplesmente funcione sem grandes problemas“, disse Elói.

Antes mesmo dos testes existe outro desafio: saber exatamente o que precisa ser testado. Elói destaca que nem sempre os processos utilizados no dia a dia estão documentados de forma completa.

Em algumas empresas, afirma, parte do conhecimento está concentrada nas pessoas que executam as atividades. Para ele, mapear como a operação realmente funciona é fundamental.

Um processo descrito no papel pode não ser executado exatamente daquela maneira na prática. Se a empresa testar apenas o procedimento formal, pode descobrir problemas depois que a mudança chegar à produção.

No caso da Mash, o trabalho envolveu uma operação com diferentes sistemas, customizações e integrações. Além do ERP, a empresa utiliza soluções para gestão de armazém, folha de pagamento, comércio eletrônico e outras aplicações conectadas por APIs (Interface de Programação de Aplicações, na tradução).

Esse cenário aumenta a quantidade de pontos que precisam ser validados a cada atualização. O próprio processo de atualização dos sistemas exige uma sequência de testes antes da entrada em produção.

Anderson explica que a principal dificuldade enfrentada pela empresa foi acompanhar os service packs e as novas versões disponibilizadas pela TOTVS, especialmente diante das mudanças provocadas pelas notas técnicas do governo.

As atualizações não são feitas de maneira imediata porque precisam passar por uma série de validações. A Mash também possui muitos desenvolvimentos customizados, o que aumenta a quantidade de verificações necessárias antes de uma nova versão chegar à produção.

Em um dos ciclos mais recentes, a versão foi atualizada no ambiente de homologação em 1º de agosto de 2026. A previsão é levar a atualização nos dias 12 e 13 de setembro. São cerca de 45 dias entre uma etapa e outra, período utilizado para testar a operação antes da mudança definitiva.

O desafio ganhou uma nova dimensão com as alterações técnicas relacionadas à reforma tributária. A primeira rodada de preparação envolveu as novas tags fiscais e as configurações de tributos e exceções.

Depois, novas notas técnicas passaram a exigir outras mudanças, como a atualização relacionada ao CNPJ (Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica) alfanumérico.

Para Elói, esse movimento mostra que a reforma tributária não deve ser tratada apenas como uma atualização de sistema. As novas regras podem alterar a própria forma como as empresas tomam decisões.

“O sistema é uma consequência de uma reforma tributária. E isso não é um projeto tributário, porque a reforma tributária mudou fundamentalmente a maneira de fazer negócios no Brasil […] muda completamente o conceito no Brasil que vai fazer com que a gente tenha que repensar a maneira como o negócio opera“, disse Elói.

Na avaliação do executivo, mudanças na tributação podem interferir em decisões sobre custos, preços, distribuição, logística e investimentos. Por isso, a preparação precisa envolver toda a organização, e não apenas as áreas fiscal e de tecnologia.

No varejo, uma das principais preocupações está na relação entre custo, preço de venda e margem. As empresas precisam entender como o custo médio dos produtos é formado atualmente e como as novas regras podem alterar essa estrutura.

Elói vê a reforma tributária também como uma possibilidade de vantagem competitiva. Empresas que anteciparem os impactos podem tomar decisões mais precisas sobre custos, preços, compras, margens e operação.

Na Mash, a preparação começou antes da entrada efetiva das novas regras, permitindo que a empresa testasse os sistemas e a operação antes das mudanças. O trabalho continua à medida que novas exigências técnicas são publicadas.

Elói explica que a preparação para a atualização dos sistemas varia de acordo com a realidade de cada negócio. A infraestrutura existente, o nível de atualização dos sistemas, as mudanças recentes na operação e a quantidade de customizações podem alterar a ordem e a complexidade das etapas.

Por isso, segundo o executivo, é preciso primeiro entender as condições de cada empresa para definir como a adaptação será conduzida. No caso da Mash, a sequência passou pela modernização da infraestrutura, revisão dos processos, homologação e entrada em produção.

Em outras empresas, porém, essas etapas podem ocorrer de maneira diferente, de acordo com as necessidades e características da operação.