Por Rodrigo Sartorio
Em debates entre líderes empresariais sobre a Reforma Tributária, há uma preocupação quase unânime com as alíquotas, os prazos de transição e os impactos financeiros do novo modelo. É natural que seja assim. Mas existe outro ponto crítico que precisa entrar na agenda das empresas: a qualidade dos cadastros e das informações operacionais que sustentam a gestão fiscal.
Historicamente, muitas organizações se habituaram a tratar a conformidade fiscal como uma rotina de fechamento mensal. As áreas de negócio vendiam, compravam e movimentavam estoques, enquanto o time fiscal conferia notas, corrigia inconsistências e apurava os tributos. Com a implementação do IBS e da CBS, essa dinâmica precisará evoluir. A consistência das informações desde a origem será cada vez mais importante para garantir a conformidade das operações.
A integração dos Documentos Fiscais Eletrônicos aos sistemas das administrações tributárias amplia a importância desse cuidado. Informações sobre produtos, serviços, fornecedores e operações precisam estar alinhadas às regras de tributação aplicáveis. Cadastros incompletos ou classificações inadequadas podem gerar inconsistências nos documentos fiscais, retrabalho e riscos para o faturamento. Embora as regras de validação sejam implementadas gradualmente, a ausência de rejeição automática de um documento não elimina a obrigação de prestar as informações exigidas.
O impacto também pode chegar ao caixa. No novo modelo, a apropriação de créditos de IBS e CBS está sujeita a condições previstas na legislação, entre elas a existência de documento fiscal eletrônico idôneo e, como regra, a extinção do débito de IBS e CBS relativo à aquisição. Informações incorretas ou documentos que não atendam aos requisitos legais podem comprometer a apropriação dos créditos ou exigir ajustes. O que antes poderia ser tratado como uma inconsistência operacional passa a ter implicações financeiras e comerciais, com reflexos na relação entre fornecedores e clientes.
Outro ponto importante é a apuração assistida. A possibilidade de a Receita Federal e o Comitê Gestor do IBS apresentarem uma apuração calculada a partir dos documentos fiscais eletrônicos, das informações sobre a extinção dos débitos e de outros dados relativos ao contribuinte representa um avanço na integração entre empresas e administrações tributárias. Essa sistemática, porém, não elimina a responsabilidade da empresa pela conferência das informações. A legislação prevê consequências para a confirmação, os ajustes e até a ausência de manifestação sobre a apuração assistida. Por isso, contar com uma base interna confiável será fundamental para identificar divergências e agir dentro dos prazos estabelecidos.
É aqui que a discussão deixa de ser exclusivamente tributária e passa a envolver processos, governança e tecnologia. Os dados que alimentam a área fiscal não nascem no departamento de impostos. Eles vêm de quem compra insumos, cadastra fornecedores, define preços, contrata serviços e movimenta estoques. O sistema de gestão tem um papel estratégico nesse processo: integrar informações, aplicar regras de negócio e identificar inconsistências antes que elas se propaguem pelas áreas fiscal, financeira e operacional.
A preparação para a Reforma Tributária, portanto, não se resume à atualização de um sistema para atender às novas regras. Ela exige uma revisão dos processos, o saneamento das bases cadastrais e a definição de responsabilidades sobre a qualidade das informações. Em um modelo tributário cada vez mais integrado e orientado por dados, investir nessa estrutura é uma medida de prevenção de riscos e proteção da eficiência operacional. As empresas que começarem esse trabalho desde já estarão mais preparadas para atravessar a transição com segurança e previsibilidade.
Rodrigo Sartorio é diretor-executivo de produtos da TOTVS.
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